陈春花:给职场新人的第一课——管理好自己的时间

发表于  08/25 08:00   约9分钟

       年轻的唯一资本就是时间,年轻人没有经验,没有资源,更没有成熟的能力。人们之所以愿意把事情交给年轻人去做,是因为你有足够的时间来完成这件事情,这样既可以做成事情,又可以积累经验和能力,为未来奠定基础。

       时间最大的特点就是它的“一维性”,也就是说时间是不能够逆转的,不能够补偿的,不能够储存的,也不能够再生的。当你年轻的时候,时间就是你最大的财富。因此,年轻人必须好好地珍惜眼前,发挥拥有的时间的价值,为未来奠定基础。

       时间管理的技巧很多,几乎成功的人都有自己的一套管理方法,我可能不能够全部找到,但是可以整理出一些共同的技巧来分享给年轻人。

 

01

重要的事情优先做,才能保证做事的品质

       第一个管理时间的技巧就是重要的事情要先做,而且要集中时间做。在我接触过的年轻人中,我发现常常有两个坏习惯:

       一个是:一件事情不压到最后那一刻,他就是不做。如果事情总是压到最后一个时间才做,就会做得很匆忙,无法保证质量,也无法发挥出你真正的功力来。

       为什么养成这样不好的习惯,我没有深入地研究,但是我相信是因为大家没有掌握重要事情先做的技巧,如果你掌握了重要的事情先做,那么你就发现具有充足的时间来进行筹划,最终一定会得到最好的效果。

       第二个是:不在约定的时间内完成任务,总是寻找到借口推托。

       虽然这并不是时间管理的问题,但是这样的思维方式会影响到时间的价值,这个不好的习惯会导致一些人并不以事情的约定时间为标准,反而以别人是否在约定时间完成作为标准,如果别人在约定的时间都没做,他也可以不做。

       这是一个非常糟糕的坏习惯,因为这样不仅无法做成事情,更可怕的是长此以往,你会成为无法再有自己的准则的人,也就无法承担任何责任,一个无法承担责任的人也就无法成功。

       真心希望每一个年轻人,在接受任务后,不要关心别人如何做,只关心自己的时间规划,不要等,也不要观察,更加不要压到最后的时间,一定要从容地完成任务。这种习惯一旦养成,你就会发现时间很充裕,做事能够从容,更令人高兴的是你因此可以保证做事的品质。请记住,最重要的事情集中时间,排在前面做。

 

02

一次只做一件事,集中精力产生重大价值

       有人曾经问我:成功的人好像可以做很多事情,而且都做得很好。其实不是他们有过人的精力或者更聪明,只是他们都掌握了时间管理的又一个技巧,即一个时间区间里只做一件事情。

       没有人可以在一个时间段里做好几件事情,只要把时间做一个分配,你就可以做很多事情,为每一件事情配上时间是一个非常重要的技巧。但是大家忽略了这个道理,他们总是把所有的事情塞在一整天里面,说:“今天我要做四件事情,太可怕了。”可是如果你会分时间段,就会发现其实你总是在做一件事情,根本就不可怕。

       我曾经观察过一个经理人,他在一天内要处理好几件事情,但是他做得很好,上午他将时间分为四段,其中两段是开会,一段是和下属沟通,他预留了一段时间给自己,下午时间他同样做了区分,这样他其实在一天里都在有条不紊地工作中。但是另外一些经理人,却没有掌握到这一点,从而使得他们非常繁忙,没有时间处理本应该要处理的事情。

       所以在时间管理上,一定要记住一个时间区隔里只做一件事,把每一天的时间分段,在一个时间段内,只做一件事情。不要同时做很多事情,因为做的效果不好,而且也可能无法达成目标。重大的事情就用大段的时间,细小的事情就用小段的时间,事情无论大小,都为它分配时间,这样你就会发现每一件事情都能够随心所欲地来处理了。

       对于你认为极其重要的事情,你更要辟出专门的时间,来进行这个重大事情的工作。在能力和基本条件没有太大区别的情况下,一部分人成功而另一部分人不成功的原因就在于,不成功的人不能够为重大事情开辟出专门的时间,不能够集中精力于这件事情,因而得不到重大价值。所以一定要在一个时间段内去做一件事情,当你确定在这个时间做什么事情的时候,你就马上去做,结果就会很好。

 

03

掌握5个技巧,提高单位时间效率

       美国麻省理工学院对3000名经理人做了调查研究,发现凡是优秀的经理人都能做到精于安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验,驾驭时间、提高效率的方法可以概括为下列五个方面。

       1. 集中时间 

       切忌平均分配时间。要把自己有限的时间集中在处理重要的事情上,切忌不可每样工作都抓,要有勇气并机智地拒绝不必要的事。一件事情来了,首先问:这件事情值不值得做?绝不可遇到事情就做,更不能因为反正做了事,没有偷懒,就心安理得。

       2. 平衡两类时间 

       任何人都存在着两类时间,一类是属于自己控制的时间,称做“自由时间”;另一类是属于对他人他事的反应时间,不由自己支配,称做“应对时间”。两类时间都是客观存在的,都是必要的。

       没有“自由时间”,完全处于被动、应付状态,不能自己支配时间,不是一个有效的经理人。但是,要完全控制自己的时间客观上也是不可能的,只有平衡这两类时间,才会达成目标。

       3. 利用零散时间

       时间往往很难集中,而零散的时间却到处都是,珍惜和利用零散的时间是创造时间效率的一个重要方面,用零散的时间做零散的事情,就会大大提高做事的效率。

       4. 利用闲暇时间 

       常常听到有人说:“等我有空再做。”这句话通常表示目前没有时间做事情,表明没有空余的时间。凡是在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,他们会很好地利用“闲暇时间”,也就是不偷清闲,不贪安逸。

       5. 不浪费时间 

       在很多时候我们是自己的奴隶,常常让自己陷入到事物中去,事实上并不是每一件事情都必须做,如果我们花时间去做不值得做的事情,就会浪费时间,有些人认为,不管怎样总算是做了一些事情,总比什么都没有做好。事实上,这样比什么都不做还要糟糕,因为不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情,从而更加陷入没有价值的追求中。

 

04

合并同类项,不要让“工具”打断你的时间

       合并同类项,也就是说,可以合在一起做的事情,你就尽可能地合在一起。比如去买东西,不要为一件东西去买一次,最好一次去把要买的东西买完。

       今天很多人成了电话、微信的奴隶,其实这些只是工具而已,一定不应该让它们打断你的时间,所以你应该尽量合并时间。

       我曾经在自己的名片上标明开机时间,因此可以专心地在规定的时间里面教学和研究,能够集中处理电话中的问题,不会被打断。你可以在很多时候合并同类项,合并接收邮件的时间、合并相关的事物,等等,关键是你要这样去做。

 

05

养成好的小习惯

       时间管理关键是要养成好的习惯,这些习惯可以简单概括为以下几个方面。大家可以逐一去对照、打勾。

       不要有拖沓的习惯。

       不要乱放东西而四处寻找。

       不要藏东西。

       物尽其所,物归原处。

       尽早开始。

       不要考验自己的记性。

       不要沉湎于过去。

       不要让别人浪费你的时间。

       懂得说“不”。

       找出隐藏的时间。

       一个人真正的价值是体现在时间上的,人的客观的时间不会有根本性的区别,可是每个时间的价值却相距甚远,所以评定一个人的价值并不是他生命的时间,而是在有限的生命时间里面,所创造的价值的大小。从这个意义上讲,时间才是衡量人生价值的根本因素。

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陈春花

北京大学国家发展研究院教授、BiMBA商学院院长 /  83 篇文章

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